庆山公司的BPO(管理外包服务)实践
2008年4月，益模集团与庆山公司合作，由益模集团为庆山公司提供BPO方案来优化其全面的管理。这是双方一次大胆的尝试。庆山公司林董事长依据其多年接触日美企业的经验，判定益模集团的「管理外包服务」可能是其优化内部管理的最佳方案，同时他也坚定的相信：他本人的亲自参与，应可保证这项BPO方案的成功，让庆山公司的管理水平能迅速地提升。
到目前为止，事实已表明庆山公司的BPO取得了非常具体的管理效益。我们征得林董事长的同意，将这段经验做简要的报导，给同样中小型的企业做管理优化的参考。
庆山BPO方案第1步序：管理结构的优化
首先，EMO顾问对庆山公司的经营架构进行了分析。
庆山公司在台北、香港、东莞及肇庆均设有工厂及公司，是一个标准的两岸三地的经营布局，有着紧密的互动关系与信息处理需求。
EMO顾问依据这样的经营架构，整理并设计出整个作业面与财务面的管理模式，其中包括了各项政策的内容与参数设定，同时也包括了完整的事务处理(TP：Transaction Processing)的流程，经充份地解说与讨论后，由林董亲自核准定案。
庆山BPO方案第2步序：ERP事务处理的优化
与人有「身」与「心」两大部份一样，企业的「身」是事务处理(TP)，而「心」则是决策(DM：Decision Making)。一个人身与心的问题若经常纠缠在一起，就不容易提升其心智与作为的能力了。因此，企业与人一样，要先提升身体健康的程度(即TP的水平)，其次才能讲求心智能力的提升(即决策的水平)。
EMO顾问替庆山公司先做好一系列的数据转换的工作，把原来计算机系统里的数据转入了新系统(EMOS)中，而开始了四家公司TP的运作。
除了一般标准的ERP功能外，EMOS特别在三个方面协助庆山各公司做好TP：(1)四家公司中单据的自动抛转；(2)大量防呆防错机制的启用；(3)签核流程的自动化。
「单据自动抛转作业」不仅为庆山四家公司的员工节省了大量的人力与时间，更重要的是避免了烦琐作业中极可能发生的作业疏失与错误，因而提升了数据的精准度。
「防呆防错机制」则是事前管理原则的应用，尽量在早期发现数据的错误而提升其质量，这对日常各级干部的决策是关键的要求，正如业界早就流传的名言“A businessman’s decision is no better than his information”。更有甚者，许多数据的错误在事后做侦错与修改是极浪费时间与成本的，其间若因而造成人员对数据的不信任，更是日后难以弥补的困局。
「签核流程自动化」则是为了要保证原先设计流程的100%落实，避免“制度的设计是一套，而执行时却走样了”的弊病。例如，林董要求采购内容一定要经过询价/比价的流程，因而在采购流程中就纳入了询价数据的签核，而且要经过林董在计算机上的核准，才能由系统发出为采购单。
庆山BPO方案第3步序：MRP自动规划的启用
ERP系统在8月份即全面上线了，为了提升数据的准确性，林董亲自指挥做了三次全厂的大盘点。同时，他也做了一个非常关键性的指示：TP上线后即由计算机系统MRP功能来自动依订单展算供应需求，然后藉助采购、委外、自制三方面干部的经验来侦除数据的可能错误，因而尽早建立起各级人员对EMOS系统数据的信心。这为内部管理“依客观数据说话与判断”的要求，打下了坚实的基础。
如今，只要一接到客户订单，经过MRP的展算，EMOS系统即会自动生成采购、委外，与自制三大需求内容，及时通知各负责单位，达到了准确与及时的要求。
庆山BPO方案第4步序：EDO签核流程的优化
EMOS里的签核流程，不是传统ERP系统上简单地「工作流」的应用，它还提供了流程之间自动产生通知单的功能，让各职能部门间任务的转接上完全消除了人为的延缓与错误。例如：请购单在核准后会自动依采购项目的负责人员而自动产生各个采购员的「工作通知单」，因而完全消除了请购单位与采购单位之间任务移转的时间差，同时也避免了请购单位忘记或不及时通知采购单位的现象。
EDO是企业决策优化(Enterprise Decision Optimization)的意思，也是EMOS系统中的一个非常重要的应用，它把庆山四家公司的组织与人员全部纳入系统中，同时具体表达了各项签核流程的内容，透过单据的签核与流程间的自动通知功能，达到了高层主管坚持执行(enforce)政策规定的要求。
庆山BPO方案第5步序：周期时间的压缩与优化
现代企业的迅速反应能力，往往是成败的重大关键。
庆山公司林董事长深知周期时间(cycle time)的压缩在经营上的重要性，因而在11月份展开了周期时间的检讨工作。
由接到订单到出货的整个作业周期中，除了制造与采购所需的提前期(lead time)外，企业往往在内部的规划、签核、转接上耗费了大量的行政时间，而变成一个可以立即优化而产生重大效益的关键，可惜它却是一般管理者的盲点，或虽有认识却苦无方法加以改善。
林董请EMO的资深顾问们参与了这样的检讨。首先，由EMOS系统中列出各项作业在各个部门的签核时间，并检讨耗时过长的原因。
有些单位的人员指出，因为其工作特性而不可能经常在办公室内计算机前作业，因而会延误了签核的时间。林董做出判断，指定了各单位一天至少要进入系统4次的时间点，因而大量压缩了整个作业周期的时间。
有些人员指出，询价比价流程增加了周期时间，建议取消。林董则判断不可删除这个重要的任务项目，但裁示由采购人员将单据直接送交他本人签核，因而消除了中间各层级签核的非附加价值(non value-added)的流程。林董也表示，将来随着干部经验的积累与授权的扩大，可视需要来机动修订签核流程的内容，达到世界级管理(WCM)中不断削减提前期(LTR：Lead Time Reduction)的要求。
林董的感受
林董表示，益模公司的管理外包方案给了他很大的帮助，不但让他对整个公司的运作有了及时而准确的了解，而且更能弹性地布置决策权，落实他在政策与制度上的各种要求。虽然他有时在深夜进入EMOS系统做单据核准的动作，但想到这对公司速度上提升的好处，也就甘之如饴了。
如今，在检讨内部各项管理得失时，系统不但可以展示出完整的数据，作业时间更细到了分与秒，而可协助干部群建立共识，也让他能放心地做出准确的判断。这些动作在以往比较粗放的管理水平下是不可能做到的。
此外，益模公司派驻在现场的顾问，协助了各职能单位间的沟通与整合，而益模资深顾问的建议，也每每让他能有更新、更广的角度，做更细密地思考与判断。
林董对益模公司的BPO服务感到满意，而愿意推介给他企业界的朋友采用。
未来待深化的优化行动
管理优化是一个持续进行的行动。庆山的优化行动也在持续进行之中。
目前，BPO优化的重点移到每个月初的效益管理(CPM：Corporate Performance Management)，即在EMO顾问的协助下，依财务报表与作业信息做全公司的效益检讨与改善规划，以进一步提升管理的效益。
林董依EMO顾问的建议，未来要将TP作业面的流程全部自动化，即作业人员都可依个人工作清单来进行工作，因而更进一步减少换人与重新培训的干扰，达到EMO宣称的TPA(事务处理自动化)的境界，削减30%的事务处理成本。
在决策(DM)方面，林董也计划在EMOS系统中设立更多的决策流程，进一步加大各单位间决策协作上的力度，希望把决策的有效性与反应速度提升30%以上。
更关键地是：林董现在更有信心在非常稳健的管理基础上，逐步扩大庆山的经营规模。